Diodro - Sistema de Gestión de Documentos (DMS)

Por qué un DMS?

  • Ningún software que instalar
  • Documentos y datos mucho más protegidos que con el correo electrónico
  • Permite que tus envíos de contenido específico alcancen sus objetivos tanto de permisos como de grupos
  • Facilita el indexado de documentos gracias a la información proporcionada por los autores

El hecho de utilizar un buscador web y su tecnología hace fácil incorporar un espacio de trabajo (interface) accesible a muchos usuarios, no sólo desde dentro de la propia empresa, sino desde cualquier localización.

Los menús de navegación pueden ser personalizados para diferentes usuarios, con distintos niveles de permisos y privilegios tanto de escritura como de lectura y/o modificación de ficheros.

El uso de tecnología web como la interfaz de búsqueda permite encontrar los documentos y compartirlos en una gran variedad de plataformas. Ya sea integrados en una intranet o como un proyecto en solitario, estos sistemas son excelentes para compartir información entre el personal de una o varias empresas.

Un sistema que permite a los autores compartir sus documentos con un amplio grupo de usuarios sobre una red segura es, en esencia, un DMS (Document Management System), o Sistema de Gestión de documentos. Habitualmente, la mayoría de las compañías guarda sus documentos en servidores o en discos compartidos a lo largo de su red de ordenadores. Esto, no obstante, produce una serie de inconvenientes tales como:

  • Múltiples e incontroladas versiones residen en la organización.
  • Los autores carecen de la disciplina suficiente para guardar los documentos en la localización correcta.
  • Algunos usuarios carecen de permisos para acceder a determinadas zonas del disco, no pudiendo ver los documentos públicos de estas localizaciones. Y viceversa, algunos documentos sólo deben ser compartidos con determinados individuos.
  • Nos es difícil localizar o hacer búsquedas de documentos.
  • El uso incontrolado de pen drives (lápices de memoria) dificulta la correcta protección de nuestros sistemas tanto frente a posibles sustracciones intencionadas o pérdidas accidentales de datos como frente a la incorporación al sistema de virus y demás software malintencionado o malicioso.

Entre las ventajas que destacamos en el cuadro adjunto a la derecha, la no necesidad de instalar software para ningún usuario y el uso de un navegador de internet como único y familiar medio de acceso al sistema, hace innecesarias las tareas de formación de personal.